応募者のドタキャン…これって結構“あるある”です
歯科医院における採用活動では、応募者の対応ひとつひとつが院長やスタッフの業務に大きく関わってきます。ある歯科医院で実際にあったケースなのですが…。
応募者から問い合わせがあった場合、まずは履歴書をご送付いただく流れをとっています。履歴書の内容に特に問題がなければ、次は面接へと進む段取りになります。このステップは医院によって多少異なり、効率化を図って、応募と同時に履歴書持参でそのまま面接というところもあります。
面接となると、応募者との日程調整が必要ですし、もちろん院長先生も忙しい中で貴重な時間を割いて面接を行います。しかし、ここで発生するのが「当日のドタキャン」。実は、履歴書をしっかり送ってくださった方でも、当日になって来院せず、連絡もつかない…というケースが少なくありません。中には、応募者が院内の見学を希望され日程調整をして、その当日ドタキャンということも多々あります。
当然、医院側としては何かトラブルでもあったのかと心配になり、電話やメールで連絡を試みます。しかし、ほとんどの場合、電話は繋がらず、メールにも返信はありません。完全なドタキャンです。
ドタキャンを防ぐためにできること
医院としても、こうしたドタキャンが起きないよう、できる限りの対策をしています。その一つが前日のリマインドメールです。以下は実際に送っている文面の一例です。
明日、〇月〇日（〇）12:00より、当院にて面接を予定しておりますので、改めてご連絡差し上げました。
お時間に余裕をもってお越しいただけますと幸いです。何かご不明な点やご都合が変わる場合は、お早めにご連絡くださいませ。
それでは、〇〇様にお会いできるのを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
丁寧な方であれば、このリマインドメールにも返信をくださいます。返信の有無から、なんとなくその方のお人柄も見えてくることもあります。
面接という大事な場面だからこそ、応募者にも、歯科医院にも気持ちのよい時間になるように。また、歯科医院の印象が悪くならないように、丁寧に、そして誠実に私たちは対応しています。